Consejos para estar preparado ante el RGPD

Debemos proteger la información confidencial de las miradas curiosas

Trabajar con documentos confidenciales supone saber de qué forma destruirlos cuando sea necesario. Sobre todo en momentos como los actuales. No olvidemos que el día 25 del próximo mes de mayo entra en vigor el Reglamento General de Protección de Datos, con lo que las empresas y sus trabajadores deberán adaptarse a las novedades regulatorias que marca la nueva legislación, cuyas estrictas normas deberán aplicarse, en líneas generales, desde las autoridades públicas a pequeñas y medias empresas.

Sin embargo, una de cada cuatro empresas, por olvido, simple dejadez, etc., no destruye sus documentos sensibles (con la cantidad de datos que conllevan) según un estudio realizado por Fellowes, compañía que ofrece una amplia gama de destructoras y productos ergonómicos para equipar oficinas y hogares. Este estudio insiste también en que los datos como la mayor parte de los documentos que se destruyen (el 72%) son informes internos de la compañía, seguidos de documentos financieros, como facturas o extractos bancarios, y documentos de recursos humanos.

Es importante recordar que los documentos destruidos de forma segura, impiden la recomposición de los mismos y ayuda a minimizar el riesgo de brechas de seguridad. La suplantación de identidad y el robo de la cuenta bancaria son una realidad, y cada uno de nosotros somos responsables de protegernos en la mayor medida, por lo que debemos pensar en todo lo que supone no destruir información sensible nuestra y de terceros. Sobre todo cando están sobre papel, un tema sobre el que conviene estar continuamente alerta.

Héctor Barak, director general de Fellowes Ibérica
Héctor Barak, director general de Fellowes Ibérica

“Hay que animar a las compañías españolas a que no pongan en riesgo información sensible propia y de terceros. Dejar documentos confidenciales al alcance de cualquiera puede presentar serios riesgos de seguridad, lo que además puede dañar la confianza de clientes, empleados y consumidores” comenta Héctor Barak, director general de Fellowes Ibérica

Consciente de la importancia que reviste este hecho, Fellowes, ofrece una serie de consejos a las empresas para actuar en consecuencia:

1.-  Conocer qué son datos sensibles y conservar sólo aquellos que realmente son necesarios.

2.-  Proteger la información confidencial de las miradas curiosas. Los filtros de privacidad aseguran la integridad y confidencialidad de los documentos mostrados en la pantalla.

3.-  Los filtros de privacidad reducen el riesgo de que otras personas vean, fotografíen o vulneren los datos personales.

4.-  Estos filtros reducen el riesgo de que los datos personales se traten de un modo incompatible con su fin. Impidiendo que otras personas vean los datos de la pantalla de un usuario de forma accidental o intencionada.

5.-  Los filtros de privacidad representan una solución de bajo coste para algunos de los riesgos que entrañan los derechos y las libertades de la protección de datos.

6.-  Los filtros de privacidad facilitan al responsable de estos datos poder controlarlos mejor.

7.-  El uso adecuado de los dispositivos, especialmente cuando los empleados van de un sitio a otro, representa una señal para los auditores de que una empresa es competente.

El RGPD obliga a destruir los datos cuando ya no los necesitemos y hacerlo de forma segura.

8.-  Finalmente, asegurarnos de destruir los datos cuando ya no los necesitemos y hacerlo de forma segura.

9.-  Y recordar que el Reglamento General de Protección de Datos se aplica tanto a las copias de papel como a datos electrónicos.

“Los filtros de privacidad se convierten en una herramienta perfecta para proteger información confidencial en las pantallas de nuestros ordenadores”, dice el director general de Fellowes Ibérica. “Los filtros de privacidad PrivaScreen de Fellowes oscurecen las pantallas de una vista lateral para proteger la privacidad de los usuarios, mientras mantienen una visión nítida de frente. Además, sirve para proteger la pantalla contra arañazos y huellas dactilares.”

“Estos filtros ayudan por tanto a prevenir brechas de seguridad ocultando información confidencial a terceras personas. Con su implementación en la política de la empresa se garantizará la protección de datos sensibles ante personas ajenas a la compañía y ayudará a todas las personas que formen parte de ella a estar en sintonía con el nuevo GDPR”.

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