El rol del papel en la era de la transformación digital

El rol del papel en la transformación digital

El archivo es la memoria colectiva de una empresa, motivo por el que su función reviste una enorme importancia para su supervivencia y buen funcionamiento. ¿Qué hacer con la información una vez utilizada? ¿Guardarla, pasarla a otras personas, archivarla, tirarla? Todo papel sobre la mesa de trabajo  requiere decisiones y en este sentido se necesita seguir ciertas pautas de comportamiento. Orden y método. ¿Pero cómo?. Además el espacio utilizado suele pesar cada vez más sobre las finanzas, especialmente cuando se trata de grandes empresas.

No tener objetivos claros y el consiguiente miedo a tirar papeles, lleva a guardar, archivar, amontonar información escrita sin un objetivo definido, información que puede aparecer o desaparecer dependiendo quién se haya hecho cargo de ella una vez utilizada. En casos así, se suele notar la carencia de profesionales especializados que gestionen y ordenen toda esa información. Una frase de la consultora estadounidense Bárbara Hemphill  (“Taming the Paper Tiger at Work”), pone las cosas en su lugar: “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, entonces no vale nada para usted”.

Y no vale nada aunque el soporte sea sobre papel o formato digital. Porque el desorden es el desorden y además, confunde. Pese a ello y aunque se viene hablando hace ya casi tres décadas de que vamos hacia la oficina sin papeles, seguimos generando información sobre este soporte, digitalizándola y guardándola. Cierto es que la ley obliga que los contratos deben de guardarse hasta pasados 10 años después que hayan dejado de tener vigor, por lo que los protocolos exigen que estos y otros tipos de documentos se envíen a sitios especiales, donde son rigurosamente archivados en enormes naves “ad  hoc” en el caso del papel, y potentes servidores si son digitalizados. Pero espacio al fin y al cabo.

Más de dos décadas centradas en gestión y custodia

Este es el ámbito en el que ha venido trabajando Adea Ingeniería Documental, empresa fundada en 1995 y que gestiona y custodia cientos de millones de documentos en papel, muchos de los cuales también tienen su versión digital que igualmente gestiona esta empresa apoyada en una fuerte base tecnológica. Es la ingeniería documental, término que hace referencia  al conjunto de métodos, técnicas y herramientas para el diseño, construcción e implantación de sistemas de información documental. La conveniencia de abordar el desarrollo de estos sistemas como un proceso de ingeniería se justifica cuando la complejidad de los documentos implicados y de su tratamiento exige la aplicación de un método sistemático y riguroso que garantice un adecuado nivel de calidad.

Así es como de la mano de Adea Ingeniería Documental y de la experiencia adquirida en sus más de 20 años en el mercado nacional, ha nacido Adea Digital (A de A Digital) una división encaminada a dar respuesta a las crecientes necesidades de gestión documental electrónica de sus clientes, y de aquellas empresas que confíen en la transformación digital como una apuesta de mejor en la totalidad o en alguno de sus procesos de negocio. AdeA Digital, suma y sale reforzada con la reciente adquisición de SDM (Sistemas de Documentación Multimedia), compañía española experta en la automatización de procesos de tratamiento documental que dispone de sistemas avanzados de desarrollo propio para agilizar las tareas de captura, indexación, verificación y exportación de documentos y datos.

Campo de actuación para estos  servicios, todos los sectores de la economía: Banca, Seguros, Administraciones Públicas, Colegios profesionales, Energía y Telecomunicaciones, Hostelería, Consultoría, Grandes Almacenes y un largo etcétera de  empresas y servicios dedicados, con lo que el volumen de documentación que custodian es realmente gigantesco.

La nueva marca que cuenta con un altísimo componente tecnológico, será la encargada de gestionar la totalidad de soluciones para la gestión documental y archivos digitales confiados a esta multinacional española de gestión documental. El objetivo es mejorar la eficiencia de los procesos así como la eficacia en la captura automática de datos con la posibilidad de exportar la información a cualquier aplicación informática con independencia de su formato o soporte original.

Los servicios de gestión documental que presta la compañía a través una oferta que abarcan todo el ciclo de vida de la documentación, desde su creación hasta su destrucción, pasando por la clasificación, la digitalización, la custodia física y la consulta. Su oferta cubre desde el análisis preliminar del flujo de documentos hasta el diseño integral, implementación y mantenimiento de los procesos de gestión documental de una organización. Para ello cuenta con más de 30.000 metros cuadrados de instalaciones, distribuidos en 14 centros de trabajo: Zona Centro peninsular (7), Aragón (Legislan) Canarias (3), Portugal (Lisboa y Oporto) y Colombia (Bogotá), y emplea a más de 350 profesionales. En el año 2016, AdeA alcanzó unos ingresos que rebasaron los 15 millones de euros.

La eficiencia de los procesos y la eficacia en la captura automática de datos

La hora de la expansión

Adea Ingeniería Documental inició hace cinco años una etapa a expansión de negocio que le ha llevado a establecerse en Colombia, a ampliar sus implantación en Portugal instándose en Oporto (ya estaba en Lisboa), a abrir nuevas naves de gestión y custodia documental en zona centro y en Canarias donde a su dos centros de Telde (Gran Canaria) ha unido este mismo año otro en Tenerife. A este crecimiento orgánico ha añadido, en los últimos meses, la adquisición de la empresa aragonesa Logisman, así como la madrileña SDM (Sistemas de documentación multimedia). Paralelamente, ha apostado por la RSE con la creación de AdeA Social, centro especial de empleo en que trabajan 56 personas discapacitadas realizando labores dentro de la cadena de valor de la gestión documental.

AdeA y Logisman custodian 3,6 millones de contenedores de documentación en total. La compañía aragonesa está situada en la localidad zaragozana de Zuera y nació en 2002 dentro del Grupo Dopar para mejorar los servicios que se ofrecían. Experta en la automatización de cualquier procedimiento documental, SDM pone al servicio de sus clientes avanzadas herramientas de desarrollo propio para agilizar los trabajos de captura, indexación, verificación y exportación de datos. Su integración en AdeA enriquece el portfolio de soluciones documentales de la empresa española líder en gestión de archivos que refuerza así su base tecnológica para acompañar a sus clientes en la transformación digital de sus negocios. AdeA dotará a SDM de recursos y efectivos para convertirla en su laboratorio de I+D con el fin de potenciar la innovación en la gestión de archivos digitales.

AdeA además, se ha convertido en la actualidad, en  la primera empresa española de servicios que ofrece Soluciones Globales de Gestión Documental con un alto componente de valor añadido. Desde su fundación en 1999, presta servicios de análisis y consultoría que cubren desde el estudio preliminar del circuito documental del cliente, hasta el diseño integral, la implementación y el mantenimiento de los procesos de gestión documental que sean precisos para un correcto funcionamiento.

Bajo la marca “AdeA Digital”, quedan integradas las soluciones y servicios de transformación digital que la compañía presta a sus clientes; así como su amplio conocimiento y su experiencia en el uso y manejo de las más avanzadas técnicas y herramientas disponibles en el mercado.

AdeA Digital incorpora a la oferta de AdeA nuevas herramientas y soluciones que dan cobertura a las múltiples necesidades tecnológicas relacionadas con la transformación digital: potentes bases de datos para la gestión electrónica, herramientas de mecanización de la captura física o electrónica, herramientas diferenciadas para gestión COOL (Computer Output On-line), gestión electrónica de facturas desde  cualquier plataforma, gestión de activos, digitalización certificada, etc. Aunque no se descuida la gestión documental física con la potenciación de soluciones de gestión de archivos locales interconectados en múltiples formas y con múltiples posibles adaptaciones.

Jesús Pérez Narezo, director general de Adea Ingeniería Documental
Jesús Pérez Narezo, director general de Adea Ingeniería Documental

“En los últimos cinco años – señala Jesús Pérez Narezo, director general de Adea Ingeniería Documental-  hemos crecido de manera exponencial. No sólo hemos llevado nuestra actividad al otro lado del Atlántico con nuestra apertura en Colombia, sino que hemos ampliado nuestras instalaciones abriendo nuevos centros de gestión y archivo de documentos tanto en la península (España y Portugal) como en Canarias. Todo lo cual ha sido debido al aumento del volumen de negocio. La confianza y apuesta por AdeA de nuestro socio principal, Atlas Capital Private Equity, nos hace crecer ahora de manera inorgánica con la compra de Logisman y SDM lo que nos genera unas importantes sinergias tanto en el plano geográfico como tecnológico. Todas estas circunstancias refuerzan nuestra posición como primera empresa española de gestión documental”.

En resumen, todas las soluciones tienen como objetivo mejorar la eficiencia de los procesos así como la eficacia en la captura automática de datos con la posibilidad de exportar la información a cualquier aplicación informática con independencia de su formato o soporte original.

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