En qué momento la Pyme debe plantearse implantar un ERP

Desde la irrupción y utilización intensiva de las TIC en el mundo empresarial, las empresas se vienen planteando – con mayor o menor intensidad – la incorporación de procesos y actividades orientadas a la mejora de sus procesos de negocio clave, buscando ventajas competitivas. Prueba de ello es el incremento sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales como el ERP (Enterprise Resource Planning) y otros, con los que directivos y gestores empresariales puedan integrar todas sus áreas o departamentos en los que se apoyan para generar sus productos y servicios.

Pero que una organización implante un sistema ERP no significa necesariamente que la empresa ya tenga el futuro asegurado. Previamente debe conocer y comparar ventajas y desventajas de los distintos paquetes de software que mejor se adaptan a sus necesidades. Sobre todo cuando estamos en una economía cada vez más digitalizada, donde los deseos y la satisfacción del cliente exigen disponer de datos exactos, fiables y con rapidez, ya que dada la implantación y crecimiento de las ciudades interconectadas con su consecuente demanda de servicios, esto ya no es una tendencia, es una obligación.

En este sentido Isabel Pomar, directora comercial de Datisa recuerda que, “hay muchas variables que condicionan la decisión acerca de cuándo se debe implantar un ERP, desde el análisis de la situación real de la empresa, la determinación de requerimientos de gestión o la búsqueda de los sistemas con las funcionalidades adecuadas, hasta el tema de la inversión. Otras cuestiones tienen que ver con la redefinición de procesos o con el establecimiento del momento adecuado”.

A estos efectos señala seis planteamientos que pueden ayudar a las pequeñas y medianas empresas a determinar si es el momento oportuno para plantearse el reto de implantar un sistema de gestión empresarial o no. “Como todos los retos, el cambio puede ser motivador o estresante. Dejarse acompañar por un proveedor tecnológico que realmente actúe como un verdadero socio e impulsor del cambio, será un factor determinante para alcanzar el éxito en el proyecto”, asegura Pomar.

Temas a tener en cuenta

Información estanca. Este es el primer síntoma de la ausencia de comunicación e intercambio de información interdepartamental. Objetivo: hay que hacer que fluya la información, ya que estandarizar los procesos de intercambio de información entre departamentos, áreas o equipos de trabajo, será una de las primeras labores que abordará un ERP. El trabajo colaborativo permitirá, además de compartir los datos, mejorar las relaciones y, los resultados económicos. Son cosas distintas pero interrelacionadas entre sí. Primero, más facilidad para obtener información (de manera autónoma o a través de algún compañero), segundo, mayor confianza en los datos que se manejan y, por tanto, más facilidad para tomar decisiones comprometidas y, tercero, si somos capaces de replicar proyectos o modelos exitosos implementados en otros departamentos, ganaremos tiempo de prospección y habremos generado alianzas internas que pueden ayudar a realizar trabajos con perspectivas globales.

Datos sin actualizar. Esta es una de las peores situaciones en las que se puede encontrar organización. Sea en el departamento financiero, en el comercial o en cualquier otra área, disponer de información consolidada es sencillamente imprescindible.

Sistemas y aplicativos anticuados. La empresa ya está informatizada y se apoya en un software para el desarrollo de determinadas tareas, operativas, estratégicas, administrativas, etc., lo que no significa que el funcionamiento de esos aplicativos esté optimizado. Es decir, que puede ser que las necesidades hayan cambiado desde la adquisición del aplicativo, hasta el momento actual y el sistema no haya ido sumando las funcionalidades que debiera, o las versiones están desactualizadas, o la vida útil del equipo está dando sus últimos coletazos.

Demasiados programas informáticos. La descentralización o mejor dicho, la masificación de sistemas, provoca el caos entre los usuarios. El ERP servirá de catalizador de procesos y permitirá centralizarlos en un único programa. La centralización además de los múltiples beneficios funcionales, inducirá una jugosa reducción de costes.

Falta de flexibilidad. Que el negocio crezca, siempre es una buena noticia. Pero ese crecimiento se debe acompañar de una gestión adecuada y ésta a su vez, sólo será posible si se apoya en los sistemas adecuados. Un buen programa permitirá crecer en función de las necesidades que plantee progresivamente la organización, sumando módulos, incorporando funcionalidades, etc. pero siempre manteniendo el corazón de la herramienta y evitando nuevos procesos de implantación, formación, reconocimiento, etc. Pero al mismo tiempo, si la empresa decide en un momento dado contraerse, el aplicativo deberá responder en la misma medida porque tan importante es sumar para crecer como restar para especializarse, por ejemplo, o para reestructurarse.

Lentitud y confusión en las respuestas. Generalmente cuando los clientes o los potenciales clientes acuden a nuestra organización para solventar alguna duda, las respuestas han de ser claras, concisas, sencillas y rápidas. Si esto no siempre es así, entonces, quizá habrá que mirar si la información no está centralizada, o si el acceso a la misma no es sencillo, o si se dispone de muchos datos pero difíciles de interpretar.

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