Entrevista a Elvira Muñoz, Directora de Workplace Strategy en AECOM

La pandemia ha impulsado una nueva cultura laboral en la oficina

Por Pedro A. Muñoz

Elvira Muñoz, Directora de Workplace Strategy en AECOM

“Hay directivos que jamás se han planteados variar la ubicación de los altos cargos en su oficina. Ni alterar el tamaño de sus despachos. Desde siempre han considerado como algo lógico que las altas jerarquías ocupasen buenos y amplios sitios de trabajo, pero cuando alguna de esas empresas nos ha llamado por razones de estudio y/o reformas, siempre hemos visto detalles y situaciones  mejorables. Por lo tanto las sugerencias son obvias: “Si realizamos este o aquel leve cambio, podrían mejorarse factores laborales, de productividad, de relaciones personales, etc”. No lo aceptaban, tal vez porque no lo veían. O no querían verlo. Tal vez porque siempre había sido así. Pero la pandemia les empujó a aceptar tendencias que les ha costado digerir…”, reflexiona Elvira Muñoz,  Directora de Workplace Strategy en AECOM, la gran multinacional norteamericana de arquitectura, ingeniería y consultoría, en el transcurso de una conversación con DATAGORA.

Durante la entrevista subraya una y otra vez, la trascendencia de la cultura de agilidad e innovación del mundo empresarial, su necesidad de adaptarse más fácilmente a los cambios, la flexibilidad, absolutamente necesaria hoy en día… “Porque el mundo ha evolucionado en todo sentido” insiste, “y en solo una década los rápidos avances económicos, tecnológicos y sociales han demostrado que también es la hora del cambio para la oficina. Un cambio que ha acelerado la pandemia ”.

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad ¿Pero por qué esa reticencia al cambio? ¿Cómo influyó la pandemia?

*  La razón del por qué. Argumentan que a su personal no se les puede cambiar la forma de trabajar. En algunos sitios sí pudimos hablar con mandos intermedios y comprobar en qué medida latía su deseo por la innovación. Digo comprobar, ya que que decir que innovan, lo dice todo el mundo. En las páginas Web de casi todas las compañías puede leerse, innovamos, nos preocupamos por nuestra gente, queremos ser muy eficaces, pero luego su forma de trabajar no refleja de lo que presumen.

Lo mismo que el talento. Suele escucharse frases del tipo, buscamos reclutar y retener talento, nos importa la sostenibilidad, queremos reducir nuestra huella medioambiental. Declaraciones de intenciones en boca de todos. Pero a la hora de las realidades… Para mí, una de las acciones más importantes es como te presentas ante los demás. Visitas a clientes y compruebas que, de lo visto en su página Web a la realidad hay un abismo. Muchas cosas se captan con la primera percepción. De ahí puedes partir con tus análisis.

Respecto a como influyó la pandemia. Se aceleraron tendencias que vimos imparables y de las que ya se hablaba bastante, pero costaba digerir, ya que la pandemia ha puesto a mucha gente en situación delicada ante el futuro. Incluso a quienes tienen éxito les ha demostrado que hay otras formas de trabajar, mientras sus empleados comienzan a plantearse por qué no continuar trabajando de una forma tan flexible y ágil como lo han estado haciendo este último tiempo. Pero también se lo están planteando grandes empresas, bancos, etc. Los que van bien, los que van regular y los que van mal. Están frente al cambio y deben reaccionar.

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad También han debido evaluar a sus plantillas desde otros ángulos…

*  Porque saben que deben reducir ciertos comportamientos y cambiar su cultura, sí o sí, pero a una cultura de mayor agilidad, mayor capacidad de respuesta a todo lo que tendrán que hacer frente y que es parte de un cambio enorme, ante el cual, aquellos que han estado mejor preparados han sido capaces de adaptarse con mayor velocidad que los que estaban rezagados voluntariamente, ya que no le habían prestado mayor importancia.

Una cultura de mayor agilidad, mayor capacidad de respuestaIncluso hay empresas que hasta el momento les ha ido muy bien y creen haber llegado a una cuasi perfección en su forma de trabajar, pero cuando la situación cambió, empezó a irles mal y fue cuando se acordaron de gente como nosotros, consultores especializados en el desarrollo de entornos de trabajo, innovadores… Lo mismo sucede con las medianas empresas y lógicamente con las que les va mal. Se han convencido que puedes ayudarles a reducir su huella y que sí o sí, deben cambiar su cultura actual a una de mayor agilidad, de mayor capacidad y que dé respuesta a los cambios que se le vienen encima. La cultura de agilidad e innovación, de adaptarse más fácilmente, de flexibilidad, es absolutamente necesaria hoy en día…

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad  Esto en cuanto a las direcciones, pero también está el personal, la plantilla de las empresas. ¿Cómo actúa Ud. ante este panorama?

*  Hay una frase que hace tiempo escuché en Harvard y la encuentro muy acertada: “La cultura se puede definir por los ejes de como interactúan las personas entre sí, y de cuán fácilmente se adaptan a los cambios. unas son interdependientes y otras independientes; en unas empresas los cambios se absorben con agilidad, en otras, la cultura es de resistencia al cambio” Así que te preguntas: ¿cómo es la cultura de esta empresa, va cada uno a lo suyo?. O bien, ¿constituyen un buen grupo y se ayudan muchos entre ellos?. Al mismo tiempo ver en vertical, como  reaccionan ante los cambios. Hacia arriba son seis, siete y es tan fácil, hacia abajo normalmente tienden a la estabilidad.

La realidad es que sueles encontrarte con reinos de taifas, culturas muy competitivas, muy autoritarias, muy de codazos…son los que siempre hablan de ”mi oficina”. Yo, a lo mío. Lo opuesto es gente interdependiente que se ayuda mucho, los departamentos hablan entre sí, se adaptan fácilmente, es una cultura muy común, a compartir.  Que es lo que tenemos  en AECOM, razón por la qué somos tan grandes. Sencillamente, para que me llegue mucho yo doy mucho. Y hay que ver cómo nos movemos en campos enfrentados: flexibilidad y estabilidad; independencia e interdependencia. Hay que cambiar, ir donde está la gente que es muy flexible, comparte y se ayuda.

La forma en que esta cultura se refleja en el espacio de trabajo, que es lo que intento enseñar desde hace mucho y ahora con la pandemia, se está entendiendo que todo lo que sea yo, algo independiente, necesito mi concentración, mi tiempo…lo puedes hacer desde tu casa.  Y si vas a la oficina para hacer el nosotros, porque estoy en AECOM y no en otro sitio. Porque basados en nuestra cultura intercambiamos conocimientos, nos ayudamos los unos a los otros, sabemos quienes son los clientes, si vamos juntos dos personas brillantes somos más fuertes que uno solo…

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad  Uno de los avances que ha potenciado este cambio ha sido el trabajo en remoto con el que mucha gente se siente a gusto, pero también mucha gente manifiesta su deseo de volver a a trabajar en la oficina ¿por qué?

*  Para estar con otras personas, para aprender de ellas, para socializar… todo lo que no hace sola. La soledad es el gran dilema, el gran problema que ha causado la pandemia. La gente ya ha estado un año entero sola en casa y no quiere acudir a la oficina para sentarse ante una mesa y trabajar sin más. Te conviertes en un mercader especializado e independiente, pero especializado en vender lo que sabes, por eso la vuelta a la oficina, un cambio que ha potenciado la pandemia. Pero puntualicemos, si bien es cierto que existe ese deseo de vuelta a la oficina, no es para todos los días ni para hacer todo. Lo que es un gran paso.

En este ámbito entonces, nuestro papel es proveer y adecuar el espacio.  Cuando estás demasiado tiempo en remoto y pasas demasiado tiempo en casa, pierdes la esencia del por qué estás en la oficina. La nueva etapa da paso a otro tipo de oficina, otra dinámica, otro tipo de cultura, aunque habrá gente, como siempre, que entrará en la curva definitoria en la que figuran tres personalidades. Los pioneros, que se entusiasman para probar lo que sea, son los early adopters, los adelantados. Luego están los early majority, que son el grupo más amplio. Son aquellos que se lo ha pensado mejor y no se apuntan a cualquier innovación; necesitan datos, comparativas y evidencias para apuntarse a la innovación. Son los que analizan las innovaciones y a partir de ahí, deciden. Finalmente están los que nunca van a innovar, que nunca van a cambiar. Que en principio no quieren cambiar nada, pero cuando surge un cambio les costará mucho más coger el ritmo.

El deseo de vuelta a la oficina, no es para todos los días ni para hacer todo

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad  ¿Cuáles diría que son los más adecuados? ¿Los que prefieren para trabajar?

*   En nuestro caso nos decantamos sobre todo por los de EARLY MAJORITY,  aquellos que comparan, escuchan, se dejan asesorar pero no se apuntan a cualquier innovación. Analizan las propuestas innovadoras y a partir de ahí, deciden. Hace algún tiempo, su porcentaje era menor, pero a partir de la pandemia y sus repercusiones sobre nuestro sector, las circunstancias han empujado a más corporaciones a analizar opciones más avanzadas, porque la disrupción ha sido tremenda

Es ahora cuando estamos contactando, analizando y proponiendo soluciones innovadoras, analizándolas en profundidad pero de forma ágil y eficaz.

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad  El cambio ha afectado entre otras áreas, a todo el sector terciario  ¿Cómo se planteó AECOM esta situación?

*  Detectamos muy pronto lo que se nos venía encima y enseguida empezaron las interrogantes, qué hacemos y cómo. De modo que, organizamos un concurso de ideas europeo sobre cómo imaginábamos la nueva oficina del futuro, y entender cómo eran las expectativas y las ideas para las oficinas cuando tuviésemos que volver y enfrentarnos al nuevo panorama. Como comprendimos de inmediato que esto duraría más de lo que pensábamos, (y que no iba a ser un problema regional), organizamos grupos de estudio . De la cantidad de conclusiones individuales que se presentaron, los tres ganadores fueron de España y los tres de aquí. Y por equipo fuimos cuartos. Ahí en AECOM anduvimos rápidos. Pero había que comprobar.

Así es que en abril lanzamos globalmente un “survey” para determinar quienes querían  volver a la oficina, por cuantos días a la semana, a qué tipo de oficina, qué es lo que esperaban encontrar… En líneas generales casi un 30%  de  ellos planteó “quiero volver a la oficina como antes”.  Un 60%  manifestó, “volver sí, pero no sé si todos los días”.  Y un 10%  afirmó tajantemente, “no quiero volver”.

A fines de octubre lo volvimos a plantear. En AECOM, que somos 85.000 personas, la mayoría ingenieros, el porcentaje de quienes optaban por  volver cinco días a la semana fue el mismo, un 11%.. En este apartado estaban los del yo, es decir:  yo con mi gente, yo con mis proyectos, en mi área, etc. Un 70% optó por una mezcla híbrida, 2,5 días trabajar en la oficina y el resto fuera. En cuando al 20% restante, se decantó por volver sólo cuando se les diga.

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad  Aquí veo una cierta confusión. Entiendo que la persona opte por trabajar como, cuando y donde quiera… Pero en este ámbito hay temas que no suelen tratarse mucho, como el ahorro de espacio y sus efectos sobre la empresa, las nuevas condiciones que se generarían y sus efectos sobre el personal… 

*  No diría confusa, es que no saben qué hacer. Nos llaman para comunicarnos que su gente, “contra todo pronóstico, ha funcionado mucho mejor de lo que pensaban. Es un experimento en el que no se ha dado el ofrecernos de voluntarios o no. Nos ha tocado a todos y con mayor o menor acierto, todo el mundo se ha adaptado a trabajar desde casa”.

No digo que esta modalidad sea la idónea, ya que la gente joven con familia suele tener problemas de niños y temas por el estilo. Globalmente hemos sido forzados a trabajar en remoto e incluso hasta los más reacios, aunque hayan tenido problemas del tipo que sea, se han acostumbrado a esta modalidad. De hecho continuamos trabajando en remoto todos los que no somos servicios de primera necesidad. Ahora bien, ¿qué es lo que haremos en el futuro? ¿Qué es lo que tenemos que plantear? No hay recetas, no hay solución del tipo “aplica esto y ya está”.

Nueva cultura laboral en la oficina

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad  Pero en buena medida esto es lo que normalmente quiere gran parte del personal de una empresa, La solución tipo standard. Parece más cómodo saber exactamente a qué atenerse.

*  Nosotros ponemos en marcha un proceso que no es ni muy largo ni muy complicado. Un proceso de co-creación. Tenemos que entender cómo han cambiado los hábitos de cada uno, porque sumados crean cultura.  Para ello hay que plantear, desde los hábitos que se tenían antes de la pandemia, cuáles eran los buenos y cuáles los malos. Analizarlos detenidamente, que es como hacemos las cosas. Estos son los procesos, nuestras normas. Hacen que las decisiones se tomen más rápido. Pero al estar todos muy separados y cada uno muy en lo suyo, lo difícil era tomar decisiones que afectaran a mucha gente. Como lograr decisiones más rápidas, que la burocracia no sea tan dilatoria, que en las reuniones la gente sea puntual…

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad  Más allá del puro trabajo diario, un ejemplo de lo positivo de trabajar en remoto.

Bien, antes, si la reunión era a las 11, yo estaba preparada a esa hora con mi presentación organizada, esperando a gente que normalmente llegaba cuando quería. Al día de hoy, cuando termino una reunión y debo empezar la siguiente, la gente ya está presente. Se ha tenido que acostumbrar a ser puntual. La puntualidad es otro tema positivo que ha generado la pandemia. En aquellas reuniones de antes todo el mundo llamaba a todo el mundo para que se enterase todo el mundo, hoy, por lo menos en AECOM, no puede hablar mucha gente porque puedes controlarla. No se puede como antes interrumpir al hablar y no pasaba nada. En Teams no te pueden interrumpir y no pueden estar dos hablando entre ellos, mientras yo esté presentando.

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad  ¿Y lo negativo?

*  Como no nos vemos personalmente, la gente aprovecha de contestar su emails mientras uno está presentando. La capacidad de atender es peor, aunque también depende de la capacidad de comunicar del que habla. Un ejemplo. Yo también soy directora de un master en el IE, que hasta el año pasado era online y justo a partir de la pandemia lo cambiamos a “face to face”. Llevo siete años dando clases online y sé muy bien lo difícil que es que la gente aprenda por esa vía. No es que oiga, se trata de que escuche. Es distinto mirar que ver, que te den una presentación que aprender.

Si estás acostumbrada a comunicar online, no puedes llegar y empezar “Hola, vamos a hablar de….”. Debes captar su atención, de lo contrario no te atiende nadie. Qué está sucediendo, que el proceso se dinamiza, es más concreto, la gente es más puntual. ¿Qué cosas son negativas?, muchas. Entonces debemos efectuar un proceso de análisis y concretar qué cosas de la anterior cultura eran positivas y si debemos mantenerlas al volver a la oficina. Las negativas, que las sabíamos pero no las podíamos excluir, bien, este es el momento de hacerlo. Se cambian hábitos y se sigue corrigiendo.

Datagora medio especializado en transición digital, smartcities, digitalización, recursos humanos, sostenibilidad y movilidad   ¿Y qué hábitos o pautas de comportamiento nuevas se han adquirido?.

*   Ser más puntuales, más concretos y directos a la hora de hablar. Ser más directos, no interrumpirnos. Mantener esas actitudes. En la cultura actual, escuchamos a un montón de gente y les contestamos online. Pero sobre todo, si quieres realmente  volver a la oficina, las razones siempre son: trabajar en equipo, intercambiar conocimientos, plantearse el futuro…

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