Nuevas posibilidades para gestionar la información con inteligencia

Por Miguel Sarwat: Director de Marketing de Toshiba Tec Spain Imaging Systems

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Miguel Sarwat, director de Marketing de Toshiba Tec Spain
Miguel Sarwat, director de Marketing de Toshiba Tec Spain

Big Data, Cloud, IoT, redes sociales y movilidad protagonizan de forma recurrente todos los análisis y encuestas de tendencias en TIC para el presente y futuro de los últimos años. Estos estudios coinciden además, en que la tecnología constituye un factor determinante en la configuración del mapa competitivo mundial, hasta el punto de que aquellas organizaciones que no sepan adaptarse y cambiar su forma de trabajar, van a encontrarse con dificultades para competir e incluso sobrevivir.
En este sentido, uno de los mayores quebradores de cabeza para organizaciones y empresas, de cualquier sector o tamaño, es la demanda evidente de formas más sencillas de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, una reivindicación en la que el acceso y la gestión de la información resultan clave. Es decir, hoy más que nunca la información se crea, se almacena y se accede en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que supondrá muchos obstáculos para aquellas compañías que no puedan seguir el ritmo.

La facilidad y la eficacia en el acceso y la gestión de la información están en el centro de prácticamente todas las tendencias de TI, al ser un factor fundamental de medición de la productividad de cualquier organización.

Recientemente lo ha recordado Alan Hedge, director del Laboratorio de Factores Humanos y Ergonomía de la Universidad de Cornell en Estados Unidos. Hedge subraya que estas tecnologías, cada vez más integradas en nuestro entorno, nos permitirán acceder de forma centralizada, a la información personal y profesional a medida que interactuemos con superficies y dispositivos inteligentes que nos rodean. Interacción a la que ha bautizado “everywhere ergonomics”.

Estos cambios están afectando la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos para garantizar un trabajo eficiente y efectivo, desde el punto de vista de la productividad y la sostenibilidad. Mantienen el equilibrio entre accesibilidad y seguridad y los integran en la actividad empresarial, tendencia en la que, el sector de la impresión y gestión documental viene aportando soluciones hace ya tiempo y continuará haciéndolo en los próximos años.
En este ámbito la tendencia general se dirige a lograr una impresión más inteligente, hecho que no se traduce en reducir las impresiones, sino en conseguir una gestión de los documentos, impresos y digitales, de modo que implique un importante ahorro de costes; una mejor organización, mediante mejores herramientas para guardarlos y recuperarlos; y una mayor protección de la información y control sobre qué, quién y cómo imprime, permitiendo a las organizaciones centrarse en su negocio.

En línea con la previsión de Hedge, las tendencias en tecnologías de impresión avanzarán hacia un futuro en el que serán los propios usuarios, y no tanto los dispositivos, quienes estén conectados, futuro que ya comenzamos a vislumbrar.
Ahí está el caso de una tendencia cada vez más palpable: la impresión móvil. Dado el auge de tendencias como el BYOD y el empleo en movilidad, que este año “ya alcanza al 37,2% de los trabajadores de todo el mundo”, según IDC, es obvio que las soluciones que permitan imprimir a través de múltiples dispositivos inteligentes serán imprescindibles.

Miguel Sarwat Director de Marketing de Toshiba Tec Spain
Miguel Sarwat Director de Marketing de Toshiba Tec Spain

Afortunadamente, la Alianza Mopria, organización sin ánimo de lucro que reúne a las principales compañías tecnológicas del mundo con la finalidad de facilitar la impresión inalámbrica desde smartphones, tablets y otros dispositivos, ya está trabajando en ello. Su objetivo, obtener un estándar de impresión, de manera que el dispositivo móvil del futuro sea capaz de localizar la impresora más cercana y conectarse, independientemente del fabricante y la conexión, sea WiFi o NFC. Sólo será necesario pulsar un botón para imprimir de forma sencilla, sin cables ni configuraciones extra, ni descarga de aplicaciones, ni drivers.
Otra evidencia es la explosión de contenidos digitales que estamos viviendo en los últimos años. Según IDC, este universo digital crecerá desde los 130 exabytes registrados en 2005 a los 40.000 en 2020, más de 5.200 gigabytes por habitante.

Ante este panorama se hace imprescindible garantizar el almacenamiento más eficaz de esta información, tanto desde el punto de vista de la accesibilidad como de la seguridad.

En el ámbito de la impresión, esta adaptación se traducirá en la evolución del concepto del equipo multifunción (MFP) al de cajero de información, de modo que los usuarios podrán localizar, editar o recoger cualquier documento que precisen con escasos clicks, gracias a los avances en Big Data y a los sistemas inteligentes de almacenamiento y análisis de datos. Asimismo y dando un paso más, en esta evolución de los equipos de impresión también tendrán su impacto las redes sociales, originando el fenómeno conocido en el sector como Social-MFP o publicación y compartición de documentos tanto a nivel interno como externo de la organización.

Desde un punto de vista más práctico, las nuevas generaciones de equipos contarán con sensores inteligentes, que al detectar al usuario activarán el sistema automáticamente sin necesidad de contacto y sin lapsos innecesarios. Además, la integración de tecnologías de reconocimiento facial facilitará el acceso inmediato a su escritorio y repositorio personales de documentos.
Estos sistemas serán manejados con gestos o con la voz y, al modo de los asistentes personales virtuales Siri o el más reciente de Windows 10, Cortana, interactuando con el usuario para guiarle por las diferentes funcionalidades y modos del equipo.

Por último, y dada la creciente conciencia social en torno a la preservación del medio ambiente y el freno al uso indiscriminado de recursos naturales, estos sistemas continuarán haciendo gala de sus credenciales verdes consiguiendo una ventaja competitiva. Su sostenibilidad comenzará con su diseño para extenderse a su producción y servicios.

En este sentido, la aclamada oficina sin papel ha demostrado ser más una entelequia que un objetivo alcanzable a medio-largo plazo. Por ello, estos sistemas estarán programados para hacer un uso eficiente del papel y, mediante las anteriores indicaciones de voz, recomendarán utilizar sistemas ECO-Smart-MFP para un consumo ajustado a las necesidades y favorecer su reutilización.

En definitiva, la impresión y la gestión documental ofrecen, al igual que el resto de dispositivos, múltiples vertientes de exploración de sus posibilidades, de la mano de las grandes tendencias de TIC. Nuevas posibilidades para una gestión más inteligente de la información, que contribuirá a garantizar la adaptación de las oficinas del futuro a las nuevas formas de trabajo y la competitividad de las organizaciones, ante las nuevas exigencias del mercado.

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