Hacia una impresión y gestión documental más inteligentes

Miguel Sarwat Director de Marketing de Toshiba Tec Spain Imaging Systems

Miguel Sarwat, director de Marketing de Toshiba Tec Spain
Miguel Sarwat, director de Marketing de Toshiba Tec Spain

En estos últimos años Big Data, Cloud, IoT, redes sociales y movilidad protagonizan de forma recurrente todos los análisis y encuestas de tendencias en TI. Todos los estudios  coinciden, además, en que la tecnología constituye un factor determinante en la configuración del mapa competitivo mundial, hasta el punto en el que aquellas organizaciones que no sepan adaptarse y cambiar su forma de trabajar, se encontrarán con dificultades para competir e incluso sobrevivir.

En este sentido, uno de los mayores quebradores de cabeza para organizaciones y empresas, independientemente de su sector o tamaño, es la demanda de formas más sencillas de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, reivindicación en la que el acceso y gestión de la información resultan clave. Hoy más que nunca la información se crea, se almacena y se accede en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que supondrá muchos obstáculos para aquellas compañías que no pueden seguir este ritmo.

La facilidad y eficacia en el acceso y gestión de la información están en el centro de prácticamente todas las tendencias de TI, ya que constituyen un factor fundamental de medición de la productividad de cualquier organización. Es lo que subraya Alan Hedge, director del Laboratorio de Factores Humanos y Ergonomía de la Universidad de Cornell (Estados Unidos).

Hedge recuerda que estas tecnologías, cada vez más integradas en nuestro entorno, nos permitirán acceder, de forma centralizada, a la información personal y profesional, a medida que interactuemos con las superficies y dispositivos inteligentes que nos rodean. Una interacción a la que ha bautizado como “everywhere ergonomics”.

Estos cambios están afectando a la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos, buscando garantizar un trabajo de forma eficiente y efectiva, desde el punto de vista de la productividad y sostenibilidad, manteniendo el equilibrio entre accesibilidad y seguridad, integrándolos en la actividad empresarial. Una circunstancia en la que el sector de la impresión y la gestión documental están aportando soluciones desde hace tiempo y continuará haciéndolo en los próximos años.

En este ámbito, la tendencia general se dirige a lograr una impresión más inteligente, que no se traduce en reducción de impresiones, sino en lograr una gestión de  documentos, impresos y digitales, que implique un importante ahorro de costes; una mejor organización, mediante mejores herramientas para guardarlos y recuperarlos, y una  mayor protección de la información y control sobre qué, quién y cómo imprime, para permitir a las organizaciones centrarse en su negocio.

En línea con la previsión de Hedge, las tendencias en tecnologías de impresión avanzarán hacia un futuro donde serán los propios usuarios, y no tanto los dispositivos, quienes estén conectados, un futuro que ya comenzamos a vislumbrar.

Este último es el caso de una tendencia cada vez más palpable: la impresión móvil. Dado el auge de tendencias como el BYOD y el empleo en movilidad, que este año ya ha alcanzado al 37,2% de los trabajadores de todo el mundo; lo que evidencia, según IDC, que las soluciones que permitan imprimir través de múltiples dispositivos inteligentes serán imprescindibles.

Afortunadamente la Alianza Mopria ya está trabajando ello. Se trata de una organización sin ánimo de lucro que reúne a las principales compañías tecnológicas del mundo con la finalidad de facilitar la impresión inalámbrica desde smartphones, tablets y otros dispositivos. Su objetivo final es obtener un estándar de impresión, de manera que el dispositivo móvil del futuro sea capaz de localizar la impresora más cercana y conectarse, independientemente del fabricante y la conexión, ya sea WiFi o NFC. Así, sólo será necesario pulsar un botón para imprimir de forma sencilla, sin cables ni configuraciones extra, ni descarga de aplicaciones, ni drivers.

Otra evidencia es la explosión de contenidos digitales que estamos viviendo en los últimos años. Según IDC, este universo digital alcanzará los 40.000 exabytes en 2020, más de 5.200 gigabytes por habitante. Ante este panorama se hace más necesario que nunca garantizar el almacenamiento cada vez más eficaz de esta información, tanto desde el punto de vista de la accesibilidad como del de la seguridad.

Toshiba. GamaeBRIDGENEXTEn el ámbito de la impresión, esta adaptación se traducirá en la evolución del concepto del equipo multifunción (MFP) al de cajero de información, de modo que los usuarios podrán localizar, editar o recoger cualquier documento que precisen con escasos clicks, gracias a los avances en Big Data y a los sistemas inteligentes de almacenamiento y análisis de datos. Asimismo y dando un paso más, en esta evolución de los equipos de impresión también tendrán su impacto las redes sociales, originando el fenómeno conocido en el sector como Social-MFP o publicación y compartición de documentos, tanto a nivel interno como externo de la organización.

Desde un punto de vista más práctico, las nuevas generaciones de equipos contarán con sensores inteligentes que, al detectar al usuario activarán el sistema automáticamente sin necesidad de contacto y sin lapsos innecesarios. Además, la integración de tecnologías de reconocimiento facial facilitará el acceso inmediato a su escritorio y  repositorio personales de documentos.

Estos sistemas serán manejados además con gestos o con la voz y, al modo de los asistentes personales virtuales Siri o el más reciente de Windows 10, Cortana, interactuarán con el usuario para guiarle por las diferentes funcionalidades y modos del equipo.

Por último, y dada la creciente conciencia social en torno a la preservación del medio ambiente y el freno al uso indiscriminado de los recursos naturales, estos sistemas continuarán haciendo gala de sus credenciales verdes para conseguir una ventaja competitiva. Su sostenibilidad comenzará con su diseño para extenderse a su producción y a servicios.

En este sentido, la aclamada oficina sin papel ha demostrado ser más una entelequia que un objetivo alcanzable a medio-largo plazo. Por ello, estos sistemas estarán programados para hacer uso eficiente del papel y, mediante las anteriores indicaciones de voz, recomendarán utilizar sistemas ECO-Smart-MFP para un consumo, ajustado a las necesidades, y favorecer su reutilización.

En definitiva, la impresión y la gestión documental ofrecen, al igual que el resto de dispositivos, múltiples vertientes de exploración de sus posibilidades, de la mano de las grandes tendencias de TI. Nuevas posibilidades para una gestión más inteligente de la información, que contribuirá a garantizar la adaptación de las oficinas del futuro a las nuevas formas de trabajo y la competitividad de las organizaciones, ante las nuevas exigencias del mercado.

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