Implicar personas y equipos en el proceso productivo para que intranet tenga éxito

Incrementar la productividad de los empleados gracias a la personalización y a la mejora de la experiencia de usuario en intranets corporativas

Hace ya más de un siglo el economista italiano Wilfredo Pareto (1848-1923) demostró que en el 20% de nuestro tiempo en que somos más productivos, realizamos el 80% de las tareas de valor, tanto en nuestra área personal como en la profesional. La pregunta que desde entonces se ha venido formulando en diversos ámbitos hace décadas – sobre todo desde la irrupción de las TIC – es: ¿qué ocurriría si consiguiésemos incrementar, aunque fuera sólo una pequeña parte, ese 20%?. Lo cierto es que la confusión entre lo urgente y lo importante, y la falta de un mínimo de sentido común y organización, pueden hacernos perder a diario hasta un 35% de nuestro tiempo. Dado que el tiempo es vida, no está de más pensar que vale la pena plantearse qué queremos hacer al respecto.

Indiscutiblemente y aunque nos cueste reconocerlo, lo más valioso de nuestra vida es el tiempo, un tiempo que se escapa a veces inútilmente por falta de previsión y eficacia. Pequeños cambios en nuestros hábitos y una mejor planificación nos ayudarán a ahorrar tiempo para luego aprovechar o despilfarrar a nuestro antojo. En efecto, vale la pena evaluar el que perdemos como resultado de olvidos, despistes, errores cotidianos, ineficiencias deliberadas o inconscientes, falta de planificación u organización.

Con intranets modernas y amigables debemos lograr crear una comunicación abierta y eficiente dentro la empresa, facilitando y agilizando así las tareas diarias de los empleados

Por lo tanto no está de más hacer una pequeña evaluación del tiempo que ganaríamos si diéramos prioridad a lo importante sobre lo urgente, nos organizásemos mejor o estuviéramos más atentos a lo que hacemos. Atento a ello Liferay Inc., proveedor de la plataforma Open Source líder para la creación de experiencias digitales web, móviles y para dispositivos conectados, propone cinco puntos clave necesarios para incrementar la productividad de los empleados gracias a la personalización y a la mejora de la experiencia de usuario en intranets corporativas. Según los expertos de Liferay, estas recomendaciones permiten poner en marcha intranets modernas y amigables para lograr crear una comunicación abierta y eficiente dentro la empresa, facilitando y agilizando así las tareas diarias de los empleados.

Carolina Moreno, vicepresidenta de Ventas para EMEA y directora general para el Sur de Europa de Liferay
Carolina Moreno, vicepresidenta de Ventas para EMEA y directora general para el Sur de Europa de Liferay

“El valor comercial de una intranet es indirecto y por eso no estamos acostumbrados a que se trate del mismo modo que un portal orientado al cliente”, destaca Carolina Moreno, vicepresidenta de Ventas para EMEA y directora general para el Sur de Europa de Liferay “Las empresas deben entender que optimizar la experiencia del empleado a través de las intranets repercute directamente en una mejora de la comunicación y relación interna y, por tanto, en la productividad de los empleados”, subraya. “Además, en muchas ocasiones se trata de proyectos clave que inician el proceso de transformación de las compañías. Porque: ¿Qué mejor lugar para empezar la digitalización que con los propios empleados que son nuestro principal cliente?”.

 

 

En opinión de Liferay, los cinco puntos a tener en cuenta son:

La personalización es esencial: Los usuarios de hoy, especialmente los millennials, están acostumbrados a tecnologías que se adaptan a sus necesidades y preferencias. Esta evolución en la tipología del usuario hace que las experiencias y procesos tradicionalmente aceptados necesiten evolucionar, para adaptarse a la nueva realidad. En cualquier organización, conviven usuarios con distintos niveles de digitalización, y esto es algo que ha de tenerse en cuenta. No existe la página o diseño ideal que sirva para todos, por lo que es necesario contemplar la personalización desde la fase de inicio de diseño o rediseño del proyecto. En este sentido, contar con soluciones que permitan ofrecer experiencias de usuario y personalización avanzadas es importante.

Vincular la personalización a objetivos: Antes de empezar a implantar o a rediseñar una intranet es necesario identificar y definir los objetivos o problemáticas a resolver de cada parte implicada. Identificar las prioridades es esencial para elaborar una estrategia que esté alineada con las necesidades de la organización y poder definir así los requisitos para conseguirlo.

Vincular la personalización a objetivos

Conocer al usuario: Previo a la puesta en marcha un proyecto de intranet es esencial conocer la tipología de usuario de la organización. Conocer sus necesidades y las problemáticas con las que se encuentra en su labor diaria es fundamental para definir una experiencia de usuario óptima y conocer los distintos niveles de personalización requeridos. Hay muchos métodos de investigación que ofrecen información eficaz de los usuarios sin una gran inversión de tiempo para averiguar cómo trabajan los distintos usuarios, qué herramientas utilizan, cuáles son sus problemáticas, qué objetivos les gustaría que cumpliera el nuevo espacio de trabajo digital, etc.

Un equipo dedicado: Contar con la experiencia y orientación de profesionales especializados es especialmente importante para asegurar la consecución de los objetivos y la definición de requisitos a implementar. Es necesario implicar a las personas y los equipos en el proceso para que la intranet tenga éxito. Una implantación por fases es la mejor recomendación para ir abordando las necesidades de forma escalonada a la vez que se gestiona el cambio cultural interno.

Seguimiento, evaluación y mantenimiento. El proceso de diseño de la experiencia de usuario cambia y se redefine constantemente. Escuchar a los usuarios y evaluar los resultados es importante para saber si las medidas implementadas resultan en aumentos significativos en la productividad de los empleados. Por lo que se trata de una labor continua.

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