La Administración Pública intensifica sus procesos de digitalización

Digitalización y Administración Publica

A diario hablamos de digitalización, de economía digital, de transformación digital, es decir todo tipo de actividades económicas en las que intervienen las TIC y las tecnologías emergentes, combinando información de Big Data con servicios basados en la ubicación y preferencias individuales interconectados para suministrar de forma precisa información relevante en un formato fácil de usar.  ¿Pero hasta qué punto  las personas son clave para el buen funcionamiento de los proyectos?  ¿Hasta qué punto los elementos de digitalización complican los procesos laborales? ¿En qué sectores sobre todo?

“Todo tipo de trabajo va a tener un componente digital. Esto no significa que todos tengamos que ser informáticos. De hecho, la tecnología digital puede aportar habilidades a una población mucho menos capacitada por su facilidad de uso y por el fácil acceso a la tecnología”, planteó Satya Nadella, CEO de Microsoft, en el Foro Económico Mundial 2016 en Davos.

Empresas y organismos trabajan intensivamente para construir ventajas competitivas sostenibles, entregando mayor valor a sus clientes o bien creando un valor comparable a menor costo, o ambas cosas. Pero para ello es recomendable ir más allá de las mejoras operacionales, creando procesos y actividades diferentes, tejidas sobre las nuevas competencias digitales. Se trata de un ejercicio que en su primera fase requiere integrar la visión estratégica con la agenda digital del negocio para después, en su despliegue, terminar diseñando esas actividades diferenciales.

Pero no se trata de un camino fácil, sobre todo si consideramos que nuestro tejido empresarial está integrado esencialmente por pequeñas y medianas empresas, muchas de ellas con restricciones en cuanto a los recursos técnicos, económicos y de tiempos requeridos.

En lo que respecta a los grandes organismos, Fujitsu acaba de presentar en Madrid un novedoso estudio denominado PACT (Personas, Acciones, Colaboración y Tecnología) en el que la Administración Pública figura de forma activa integrando modelos de transformación digital, cambiando los procesos de negocio, y creando nuevos modelos de servicios y optimización de los recursos públicos.

Cancelación de proyectos digitales en la Administración PúblicaDada su trascendencia como organismo de servicios público, los líderes del sector saben que la operatividad de esto no se apoya sólo en la tecnología, por lo que están enfatizando la importancia de las personas y las acciones, buscando la forma en que transformación digital funcione cada día mejor. Sin embargo – se ha detectado – , aún experimentan pérdidas significativas debido a proyectos que han fallado o sido cancelados, incluso más que en otros sectores.  De todas maneras, hay muchas organizaciones que  aseguran haber tenido que cancelar sus proyectos, en un 40%, mientras que en otros sectores es de 1/3.

La transformación digital se encuentra bastante avanzada en las Administraciones PúblicasDe todas maneras, subraya el informe, la transformación digital se encuentra bastante avanzada en las Administraciones Públicas y, de hecho, el 46% afirma que ya han implementado proyectos y logrado resultados. Y un 27% afirma tenerlos en progreso. Es curioso observar que para la mayoría de la Administración Pública (con un 33%), la transformación digital significa principalmente evolucionar el modelo de servicios al ciudadano y la eficiencia en la gestión de los recursos económicos, seguido por un 25% que aseguran que es modificar las operaciones y los procesos. Además, para este sector, obviamente, el cliente es el factor más influyente de fuerza de la organización para liderar esta transformación.

Al mismo tiempo se indica que para triunfar es necesario asumir que este cambio trasciende la tecnología, por lo que en un 35% afirman que las personas son esenciales para lograrlo, seguido de las acciones (32%).

Para mejor comprensión de su contenido, este estudio se divide 4 principales focos:

  1. Personas. En este sector reconocen que las personas son clave, ya que la Administración Pública evoluciona para dar respuesta a las necesidades de los ciudadanos y están tomando medidas para apoyar las capacidades y mejorar la cultura de innovación. Sin embargo, señalan una falta de habilidades digitales, más que en otros sectores, e incluso creen que se incrementará y será un problema cuando tecnologías como la inteligencia artificial entre en sus organizaciones.

Ahora bien, la mayoría de las organizaciones públicas (91%) están tomando medidas para mejorar su acceso a las capacidades y experiencia digital y para ello se ponen en marcha programas de formación (53%), aunque la contratación (47%) y redes para compartir experiencias (35%)  también son importantes.  Y un 35% ofrece programa de tutoría inversa, donde los empleados más jóvenes comparten habilidades digitales con los más mayores.

Un 74% afirma que hay una clara ausencia de capacidades digitales en su organización, la más alta de todos los sectores. La mayoría de los encuestados (88%) afirman que hay una cultura de innovación en su organización y están poniendo en marcha medidas específicas para apoyar la colaboración entre diferentes localizaciones (87%) y grupos de diferentes edades (83%). Sin embargo, un 69% asegura que el miedo al fracaso es un serio impedimento para llevar a cabo la transformación digital.

Componentes digitales

  1. Acciones. El sector público avanza en sus procesos para responder a las necesidades digitales de los ciudadanos. Aunque los líderes entienden la importancia de una estrategia de servicios digitales, continúan algunos problemas importantes como los silos y la TI en la sombra. El miedo al fracaso y los costes son los mayores impedimentos a este tipo de proyectos.

Casi todos (92%) afirman que tienen una estrategia digital definida y un 80% confían en que el resto de la organización la conozca. Un 89 % también cree que el equipo de dirección tiene una visión completa de los proyectos de transformación digital.

Los proyectos de Shadow IT continúan existiendo y un 78% afirma que estos proyectos no están a menudo vinculados a la estrategia general de la organización, mientras que un 75% señala que son la única manera de que áreas de la organización puedan completar una significativa innovación. Además, el 71% dice que están más centrados en el cambio tecnológico durante la transformación que en las habilidades y procesos, así como en los comportamientos que los respaldan.

  1. Colaboración. El informe muestra un profundo avance en la tendencia global hacía el gobierno abierto, basado en un nuevo modelo de transparencia, colaboración y mayor acercamiento al ciudadano, donde surge un periodo de apertura y conocimiento compartido, poniendo en valor la co-creación. Sin embargo, muchas administraciones y organismos públicos son reacias a comprometerse y formalizar alianzas, por la falta de rápidos resultados.

El 69% emprenden proyectos de co-creación y sus asociaciones están formadas en un 59% por expertos tecnológicos, clientes en un 43% y start-ups en un 37%. Un 83% afirma que estaría dispuesto a compartir información sensible con un socio y un 76% admite que la falta de éxito en un corto periodo de tiempo podría poner fin a las alianzas estratégicas.

La Administración Pública intensifica sus procesos de digitalización

  1. Tecnología. La mayoría de las organizaciones entienden la importancia de la digitalización para su futuro y están planeando implementar diferentes tecnologías en los próximos meses. Sin embargo, muchos todavía creen que se están quedando rezagados y que los ciudadanos esperan más de ellos. Y mirando al futuro, la gran mayoría dice que la habilidad para la gestión del cambio será crucial para su supervivencia y creen que están preparados para adaptar sus modelos de negocio a la tecnología.

Ante la pregunta de cuáles son las TIque implantarán en los próximos 12 meses: está ciberseguridad con un 51%; IoT con un 49%; e IA en un 47%. Y al señalar la importancia de las mismas, dicen que la IA es para su éxito financiero y ciberseguridad para el operacional.

En general, son poco optimistas sobre su progreso hacia las tecnologías digitales y en un 84% admiten que sus clientes esperan que sean más digitales (84%) mientras que un 74% creen que están detrás de los competidores. Y un 66% afirman que la transformación digital en su sector hará que pierdan clientes.

El 85% ve la capacidad la gestión del cambio como crucial para la supervivencia en los próximos 5 años y un gran porcentaje, 83%, se encuentra preparado para cambiar su modelo de negocio. Y un 85% dice que se está planificando para el impacto de la tecnología más allá de los próximos 12 meses.

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