La oficina debe automatizar las tareas de escaso valor añadido

Estudio de Productividad Global

¿Hasta qué punto  son productivos los empleados de oficina y qué tiempo dedican a tareas principales y de valor añadido? Unit4, compañía especializada en soluciones de gestión empresarial para empresas de servicios, acaba de presentar los resultados de un estudio multinacional independiente sobre estos temas, trascendentales a la hora de evaluar comportamientos de los trabajadores del sector terciario.

De modo que entre abril y mayo de 2017 la consultora DJS Research realizó una encuesta entre empleados de oficina de 11 países: Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Australia, Singapur, España, Francia, Países Bajos, Alemania, Noruega y Suecia. Los resultados se basan en las respuestas de 1.505 empleados, de los cuales un 52% eran varones frente al 48% de mujeres. Un 49% de las empresas contaban con más de 1.000 empleados, un 31% entre 250-1.000 y un 20% entre 100 y 249.

Según el estudio, los empleados de dichos países pasan una media de 552 horas de su jornada laboral completando tareas administrativas  o repetitivas. Esto es el equivalente a 69 días de trabajo;  casi un tercio del año laboral, dependiendo del total de horas que se trabajen en cada país.

En cuanto al coste anual de esta pérdida de productividad en la industria de los servicios si combinamos los resultados del estudio con las cifras oficiales, Estados Unidos es el país con mayor coste (2.870 millones de dólares) frente a Singapur (con un coste de 26,3 millones de dólares anuales) país que tiene los costes administrativos más bajos en términos monetarios. En España la encuesta señala en 300 millones de euros el coste anual por pérdida de productividad en las empresas de servicios. En Alemania la cifra es de 633, en Reino Unido 534 y en Francia 244 millones. Noruega pierde anualmente sólo 43,5 millones, Suecia 97,8 y loa Países Bajos, 151 millones.

Otra consecuencia relevante del estudio es la relación del PIB de cada país y el coste de las horas administrativas. Considerándose como tales la gestión de facturas, presentación de gastos, planificación de horarios, seguimiento de proyectos, recopilación e introducción de datos en el sistema, redacción de informes, comprobar la disponibilidad de los compañeros de oficina para reuniones, reserva de viajes y hoteles, análisis de datos y otras tareas administrativas.

La oficina debe automatizar las tareas de escaso valor añadido

Así, España (0,0261%) junto a los Países Bajos (0.0202%), están gastando más de un 0,02% de su PIB en tareas administrativas. Esto las hace menos competitivas frente a otros países: Suecia (0,0197%);  Canadá (0,0189%);  Alemania (0,0187%); Reino Unido (0,0187%) EE.UU. (0, 0159%) Noruega (0,0113%) o Francia (0,0101%).

Quienes dedican más tiempo a tareas principales.

Los empleados de oficina más productivos de los 11 países encuestados se encuentran en Noruega, quienes dedican un 81% de su tiempo a tareas principales, seguidos por Suecia (78%) y Francia (76%). Los encuestados en Singapur pasan el menor tiempo de su jornada laboral dedicado a tareas principales, pero como hemos señalado anteriormente es el país que tiene los costes administrativos más bajos. En cuanto al resto de países, el porcentaje de tiempo dedicado a tareas principales es el siguiente: Australia (74,57%) Alemania (72,02%) EE.UU. (71,75%) Países Bajos (70,72%) Canadá (70,69%) Reino Unido (70,14%) España (69,84%) y Singapur (60,46%)

El estudio también arroja resultados sorprendentes si se tiene en cuenta la productividad entre las distintas generaciones. Los profesionales mayores de 41 años dedican más tiempo a sus responsabilidades principales que los que tienen entre 26 y 30 años Por otra parte, las personas mayores de 50 años son los que dedican más tiempo a la recopilación e introducción de datos.

Los empleados jóvenes apoyan más la automatización

Pese a este dato los trabajadores de entre 26 y 35 años son los que apoyan en mayor medida la automatización si se les compara a los grupos de empleados con edad comprendida entre 36-40 y 56-60 años;  y además estos profesionales más jóvenes son  los más propensos a creer que la automatización mejorará su felicidad y bienestar. Además confían que esta tecnología estará pronto disponible (incluso en menos de un año).

Cuando se pregunta a los empleados si creen que la tecnología —asistentes virtuales o digitales o soluciones de software empresarial— les pueden liberar de tareas repetitivas, 9 de cada 10 empleados de oficina de España, Suecia y los Países Bajos responden afirmativamente. En cambio ante esta misma pregunta, menos del 75% de los empleados de Alemania y Australia responden afirmativamente.

De todos los encuestados, dos tercios  (67%) están de acuerdo en que la implementación de este tipo de tecnología será importante para ser más competitivo en el futuro. El grupo de empleados de oficina de entre 26 y 40 años cree más en esta ultima afirmación que los mayores de 56 años, aunque todos los encuestados con responsabilidades directivas ratifican el argumento de que asistentes virtuales o digitales o soluciones de software empresarial les harán ganar competitividad.

Stephan Sieber, Consejero Delegado de Unit4
Stephan Sieber, Consejero Delegado de Unit4

Sobre los resultados del estudio, Stephan Sieber, Consejero Delegado de Unit4 señaló que “Unit4 se esfuerza en crear soluciones autónomas que liberen a las empresas de servicios. Hemos encargado esta encuesta para comprender el punto de vista de los empleados de oficina y cómo las nuevas tecnologías les pueden ayudar a automatizar todas aquellas tareas de escaso valor añadido para que puedan ser más productivos”.

El CEO de Unit4 también señaló que “para competir de forma eficiente por el talento futuro, las organizaciones de servicios necesitarán utilizar soluciones autónomas y automatizadas con las que incrementarán su productividad; pero también para ayudar a los trabajadores más jóvenes a encajar mejor en su funciones laborales;  ofreciéndoles en su trabajo unas experiencias similares a las que experimentan en casa. Esto le ayudará a creer que están dedicando su tiempo a la función correcta, a tareas principales y siendo eficientes. Si no se realiza este cambio la situación se podría complicar para muchas empresas, especialmente aquellas dedicadas a los servicios, que se basan en el talento y la productividad de su capital humano para ser competitivos”.

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