La oficina se adapta al ritmo que marca la transformación digital

Por Pedro A. Muñoz

La oficina se adapta al ritmo que marca la transformación digital

Nunca como en los momentos actuales ha sido tan imperiosa la necesidad de reexaminar el papel de la oficina como centro de generación y producción de negocios, situación motivada fundamentalmente por una digitalización que está cambiando totalmente las modalidades de trabajo en este entorno. Sobre todo a la hora de plantearse objetivos comerciales y organizacionales, ya que cada día cobra más peso la frase conminatoria: “O cambias o te resignas a ser un tercera fila, o simplemente desapareces”.

Durante décadas y hasta el comienzo de la utilización de los ordenadores en el sector terciario – los años 80 del siglo pasado -, el trabajo en las oficinas se centraba fundamentalmente en procesar información sobre papel; además, había poca necesidad de que la gente interactuase. Aquellos lugares eran «fábricas administrativas», en las cuales la mesa de trabajo y la silla proporcionaban todos los elementos físicos necesarios para que los empleados llevaran a cabo sus tareas. En este ámbito prevalecía un fuerte sentido de supervisión que originó un estilo y asignación de espacio laboral, estableciendo claramente la jerarquía en la oficina, modalidad que aún pervive en diversos ámbitos empresariales y de la Administración.

En el actual entorno laboral, la interacción, y el intercambio de información y conocimientos se están convirtiendo en elementos clave en el mundo de la oficina, que la empresa debe apoyar y potenciar si quiere sobrevivir. La revolución de las TIC está significando prácticamente el fin de la oficina tradicional, terreno en el que los empleados comienzan a estar mucho más por el empoderamiento sobre cómo, hasta dónde y cuándo, realizar sus trabajos. Como fondo, el conocimiento como motor de desarrollo y crecimiento, nuevo horizonte que ya planteó hace un cuarto de siglo Peter Drucker, en su libro “La Sociedad Poscapitalista”: “Nos estamos adentrando en la “sociedad del conocimiento”, en la que el recurso económico básico ya no es el capital, ni los recursos naturales, ni la mano de obra, sino que es y será el saber, y donde los empleados de conocimientos desempeñarán un papel central”.

Planteamiento que amplía Iñaki Lozano Ehlers, Managing Director de BICG: “Hoy en día nuestro trabajo y nuestra formar de trabajar son distintos. Que hemos avanzado no cabe duda. En 1900 el trabajo de oficina era físico en un 83%, mientras el 17% restante era lo que podríamos llamar trabajo de conocimiento. En 1970, el físico había bajado a un 51% y el conocimiento había subido a un 49%. Para 2020, la relación será, 25% físico y un 75% conocimiento”.

Zona laboral de descanso, la oficina se adapta al ritmo que marca la transformación digital

Evolucionar o desaparecer

No obstante y pese a estas realidades, en muchas oficinas continúan basándose principalmente (en términos de estilo y distribución de trabajo) en las necesidades de las «fábricas administrativas» iniciales. Si bien es cierto que muchos lugares de trabajo se han desarrollado en torno a oficinas en plan abierto o bien celulares, generalmente se han organizado según el estatus y la tradición en vez de la necesidad práctica. El cambio cuesta. Por ello es aquí donde las nuevas realidades y tendencias hacen que la cultura organizacional resulte fundamental en la transformación del lugar de trabajo, insistiendo en que no basta con digitalizar totalmente una empresa si sus directivos – y consecuentemente su personal – mantienen estructuras tradicionales, aunque las hayan  modificado en parte y retrasan con cualquier motivo la incorporación de la gestión digital.  

Las más que probables consecuencias han sido sintetizadas por el profesor Luis Lombardero en “El trabajo en la era digital”. “Los equipos de dirección que no encuentran tiempo (o no se ocupan debidamente) del desarrollo de las competencias necesarias para dirigir la empresa en el marco de la economías digital, probablemente no serán capaces de asegurar su supervivencia”.

Porque el panorama de la oficina ha ido cambiando sustancialmente en estos últimos años. Los espacios de trabajo se han ido reduciendo ya que normalmente han estado muy sub utilizados, reflejo de la dinámica del trabajo de oficina (reuniones, interacción informal, operando lejos del lugar de trabajo, etc.), con lo que muchas veces  pueden estar vacíos o no ser utilizados hasta en un 50% de un día laboral. Y como todos los espacios de trabajo cuestan dinero, un espacio vacío se convierte en un agujero en las finanzas.

Pero también la utilización intensiva de las TIC entre otros temas, ha llevado a fuertes reducciones de personal, mucho del cual, además de su coste salarial cuenta con escasa preparación en estas tecnologías. Los cambios acelerados que genera la economía digital demandan un personal preparado para empresas y sectores que cambian continuamente, por lo que la oficina demanda cada vez más personal con diversas competencias, asignatura obligada en empresas del siglo XXI.  Sin olvidar que los trabajadores de este nivel no son recursos fácilmente renovables.

El trabajador también ha visto cambios. Las horas perdidas en el trayecto de ida y vuelta a su hogar y unas cuantas horas extras (que a veces pueden llegar a las 10/12 horas semanales en carretera, con el consiguiente stress y pérdidas de tiempo) por ejemplo, ha generado una creciente flexibilidad de las prácticas laborales, lo que  ha generado nuevas formas de trabajo. Algo lógico en buena parte de las veces, ya que las limitaciones geográficas ya no suelen ser un factor importante.

Teletrabajo

Las nuevas formas de trabajar

Esto ha dado paso hace más de 40 años al teletrabajo, aunque no con la intensidad que se auguró hace una década, ya que (otra vez las antiguas prácticas) tiene en contra el punto de vista de muchos directivos que prefieren ver a su personal trabajando ante sus ojos y controlar directamente lo que hace. Aunque lo que sí ha triunfado es el trabajo a distancia. Pero sobre todo se ha popularizado el outsourcing o externalización, que es ya una solución estándar hace años. Lo mismo que el trabajador móvil. Las mesas de trabajo tienden a desaparecer y algunos niveles de administración medios se han hecho innecesarios. Esto ha permitido la potenciación de las empresas virtuales.

Ahora bien, al haber más personas trabajando desde casa, la oficina cobra importancia como lugar para colaboración e integración de los equipos. El diseño de las oficinas debería reflejar ese objetivo.

La limitación de espacio en algunas oficinas ha impulsado el uso de puestos de trabajo compartidos. Las mesas calientes, una práctica habitual en asesorías y consultorías, se ha impuesto por ejemplo en los departamentos comerciales cuyos vendedores trabajan en la calle, pero también en producción o logística cuando trabajan a turnos. Con las “mesas calientes”, nadie tiene un sitio de trabajo fija, sino que elige donde lo hará cada día. Es una manera de evitar la monotonía y hacer que cada día sea un poco diferente.

En la thyssenkrupp Academy de Essen (Alemania), los empleados empiezan la jornada recogiendo su carrito del ordenador de su taquilla personal para después trabajar donde les apetezca, según el programa del día, el estado de ánimo o las necesidades del proyecto actual. Pueden escoger un lugar en lo que se llama Work Space, Comfort Zone, Innovation Garage o Think Tank.

Las empresas siempre han pedido flexibilidad a sus empleados, pero ahora son los trabajadores los que buscan algo de esa flexibilidad a cambio. Según una encuesta de Deloitte , entre la nuevas generaciones de trabajadores, sobre todo los de la generación Y (aquellos nacidos en las décadas de los 80 y 90  y más conocidos como Millenials, que prácticamente no recuerdan un mundo sin móviles o donde no puedan disponer de información a golpe de click), se valora el equilibrio entre la vida personal y la profesional tanto como un buen salario. Tienen claro que no se plantean imitar ni los largos trayectos al trabajo ni la vida de oficina de nueve a cinco de las generaciones pasadas. Y en nuestro mundo cada vez más digital, no tiene por qué hacerlo.

Los horarios de trabajo flexibles o los períodos sabáticos son sólo dos de los muchos beneficios que las empresas pueden ofrecer para ayudar a sus empleados a vivir su vida según sus propios deseos.  Los nuevos métodos de trabajo flexible permiten que los empleados trabajen cuando y donde deseen, facilitando el enrolamiento de personal cualificado y creativo independientemente del lugar donde se encuentre.

Oficinas, nuevas realidades y tendencias

Las exigencias son duras.

Una rapidez y flexibilidad óptima resultan cruciales en el mercado global, donde la diferencia entre ganar o perder es el tiempo transcurrido hasta comercializar  el producto y llegar al cliente, el servicio ofrecido, la rentabilidad y el tener empleados productivos y competentes. Los métodos de trabajo flexibles se han convertido en norma. Las empresas sencillamente, no pueden permitirse el lujo de perder una oportunidad de reducir en un 35% el plazo de ciertos procesos. Sobre todo cuando las limitaciones geográficas para trabajar ya no son un factor importante.

“Esta nueva forma de trabajar es dura. No es una opción para las empresas, es una responsabilidad y necesidad. Es la solución para sobrevivir. Las nuevas formas de trabajo han transformado el panorama laboral, pasando de criterios orientados al producto a los orientados al cliente. En pocas palabras, es cambiar de trabajo estándar a personalizado”, indicaba un informe de la compañía Ericsson en junio de 1997.

En este ámbito, los horarios importan cada vez menos, importan los resultados. Así es como funcionan las cosas en un entorno laboral enfocado solo a resultados. Aumenta el número de empresas que rechazan los relojes y las cuentas de tiempo trabajado y apuestan por sistemas que supervisan la productividad real de los empleados. Se trata de un concepto al que resulta difícil acostumbrarse al principio, pero las empresas que implantan este sistema suelen registrar un gran aumento de la productividad, al tiempo que mejora el equilibrio entre la vida personal y la laboral de los empleados.

Resumiendo, la oficina como lugar de trabajo es mucho más que un mero proveedor de funcionalidad. Lo cierto es que cada vez más el lugar de trabajo será empleado para objetivos  específicos, no sólo por hábito o rutina. Se utilizará como punto de un buen número de opciones laborales, y será  el lugar donde la gente irá, en particular, para interactuar y obtener e intercambiar información y conocimientos. Estas funciones constituirán un aspecto cada vez más importante y valioso de los trabajos de la gente. Pero para satisfacer estos nuevos servicios de forma eficaz, muchos lugares de trabajo necesitarán evolucionar de forma significativa.

Aunque quizá no reemplacen nunca del todo a las prácticas de trabajo tradicionales, ayudan a crear un mercado laboral variado que aumenta las posibilidades de que cada persona encuentre su lugar. Pese a todo ello, la oficina como lugar de trabajo está todavía muy en el centro de la mayoría de las organizaciones. Actualmente puede que se utilice de diferentes formas, pero una cosa es segura, continuará jugando un papel vital en  la vida de una organización y su gente.

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