La no territorialidad revoluciona el mundo de la oficina

Los modelos de trabajo de una oficina tradicional resultan cada vez menos válidos.  Inmersos en un acelerado proceso de cambio e innovación gracias a las TIC y a nuevas culturas empresariales que permiten – entre otras cosas -, trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, el modelo de relaciones laborales se está reescribiendo y avanzando desde el control exhaustivo hacia la construcción de un nuevo marco basado en la confianza.

Y es que la empresa actual no sólo requiere talento y conocimiento, además de una intensiva aplicación de vanguardistas tecnologías y sistemas de trabajo, también precisa nuevos conceptos de espacios laborales y formas de operar.

Este es el marco en el que el modelo de relaciones laborales se está reescribiendo y progresando desde rígidos sistemas de control hacia la construcción de un nuevo marco basado en la confianza y en el trabajo flexible, indica un informe de OFITA. Un  trabajo flexible que se traduce en importantes ventajas competitivas, alineando las necesidades de la empresa con los intereses de sus empleados, lo que redunda en incrementos de la productividad global superiores a un 20%. También se traduce en oficinas diseñadas de forma totalmente diferente.

El trabajo flexible además, genera un uso menos intensivo del puesto de trabajo tradicionalmente asignado. Surgen espacios más informales y diferentes a estos puestos de trabajo tradicionales fomentando las actividades por las que ahora se acude a la oficina. En resumen, vamos hacia una forma de trabajar autónoma en cuanto a espacio  y tiempo, en la que priman los resultados por encima del control y presencia constante en la oficina.

La necesidad del cambio no permite dilaciones. Ante una economía cada vez más digitalizada, el modelo de oficina ya no se planifica en función de la presencia real de empleados frente a la asignación tradicional: un trabajador, un puesto de trabajo. Así es que mientras el número de despachos disminuye en torno a un 60%, surgen las zonas de interacción, espacios cuya demanda se incrementa al diseñar las oficinas actuales, donde comienzan a convivir los puestos asignados con las áreas no territoriales; salas de proyectos para el trabajo en equipo, con las zonas para el trabajo concentrado individual; los Phone Box para el trabajo confidencial con las zonas de colaboración compartidas; y los despachos con las áreas de colaboración informal y los espacios de relax.

Pero hay más. En España y a medida que amaina la crisis se vuelve a hablar de la guerra del talento; un talento ahora mucho más exigente y que busca proyectos atractivos. Esos espacios además, son cada día más atractivos para motivar y retener a ese talento cuya demanda se incrementa a diario.

Pero para atraer y retener al mejor talento es preciso proporcionarle un entorno de trabajo que responda a sus expectativas y necesidades; que le inspire y le permita trabajar con mayor libertad. Según Ofita, los empleados cada vez valoran más la libertad de elegir dónde trabajar en función de sus necesidades, y por ello, reclaman oficinas flexibles, que les permitan realizar diferentes actividades en espacios distintos. Todo su hábitat se convierte en un posible espacio de trabajo. De hecho, cada día es más común que las reuniones se realicen en las zonas de office, áreas de paso o de descanso.

oficina_inteligente2En este complejo panorama estamos obligados a adaptarnos a nuevos tiempos y  nuevas forma de trabajo. Aunque trabajemos juntos todo el tiempo, sin embargo es difícil que exista una colaboración entre nosotros si no hay lugar para ello. En otras palabras, se van imponiendo las llamadas “zonas informales”, que nacen de la evolución de las nuevas formas de trabajar para mejorar la productividad de los empleados, encuadrados  en los espacios diáfanos que facilitan la comunicación y el trabajo en equipo, con diseño, la luz apropiada en la oficina, ergonomía, tecnología multitarea… El nuevo hábitat del empleado de oficina consiste en crear ambientes confortables y funcionales, incluso atractivos, para realizar las tareas con más eficacia. Silicon Valley, con una amplia gama de empresas de las más vanguardistas del mundo, cultiva la creatividad a través de un enfoque que ellos llaman “Tiempo Innovación Off”.

Se invita a sus trabajadores a pasar el 20% de su tiempo desarrollando sus propias ideas, las que generalmente requieren el reclutamiento y la colaboración de otros compañeros de trabajo. La mitad de los productos lanzados en estos últimos años, incluyendo Gmail, Google News y AdSense se originaron a partir de estas reuniones informales. Aunque no todas las empresas sean como ellas, muchos estudios demuestran que existe una fuerte correlación entre la colaboración y el éxito empresarial.

Las empresas están tratando de encontrar la manera de alentar y apoyar las zonas informales de manera que funcione para su empresa de acuerdo con su cultura corporativa, basada en la satisfacción y la productividad de los trabajadores. Las zonas informales suelen ser utilizadas entre 15 y 30 minutos con un máximo de 5 personas. Estos espacios han de ser confortables, coloridos y dotados de las herramientas necesarias como puede ser una excelente conectividad o paneles fonoabsorbentes para evitar la propagación del sonido.

Estas zonas informales son necesarias hoy en día ya que más del 50% del trabajo que se realiza es en equipo, lo que exige zonas diferenciadas donde desarrollar proyectos comunes. Estos encuentros no siempre son programados por ese motivo. Algunas compañías optan por salas que varían de forma cambiando sencillos paneles separadores según el número de personas que se reúnan y la tarea que vayan a desempeñar. Este es un nuevo modelo de oficina en pleno auge.

El carácter informal de estas reuniones vienen de sus características: espontáneas, informales, improvisadas… Las empresas entienden cada vez más que son necesarias estas zonas de trabajo informales, no para tomarse un café, sino para trabajar. La necesidad de los empleados para generar ideas revolucionarias e innovadoras hacen de estas zonas una necesidad imprescindible dentro de una oficina.

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