Oficinas más humanas, personalizadas y sobre todo colaborativas

La oficina se adapta al ritmo que marca la transformación digital

Analizar  la transformación que están experimentando los espacios de oficina a raíz de  la evolución tecnológica y los cambios en las culturas y estructuras empresariales más flexibles y descentralizadas, fue  el tema central de la jornada de “Oficinas Rethink”, celebradas recientemente en Barcelona. El evento, patrocinado por Ofita y Tarkett,   dos marcas líderes en el sector, contó con la asistencia de más de medio centenar de profesionales y reunió las experiencias recientes y/o actualmente en marcha en el ámbito de los edificios para oficinas, a cargo de compañías de primera línea como Aguirre Newman, Savills, ECA Grupo Bureau Veritas, B720, Plug&Go, Calsina Flotats y Denys & Von Arend.

En el showroom de Ofita en Barcelona, se presentaron y analizaron, tanto los últimos y próximos proyectos de oficinas, así como las claves para modernizar los espacios de trabajo, las necesidades de los clientes, el trabajo con marcas líderes globales, la transmisión de valor corporativa, la cadena de valor inmobiliaria, el interiorismo corporativo o las claves para intervenir en edificios existentes, entre otros.

En el curso de su ponencia, Martín López, Director Comercial de Ofita, comentó: nuestras formas de trabajar en la oficina y el uso que se le da al espacio de trabajo han experimentado un cambio significativamente durante estos últimos años. Según un estudio de Ofita, prácticamente ya pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otras personas, presencialmente o a distancia, mientras que el 40% de los puestos operativos están vacíos a cualquier hora del día, debido a las variedades del trabajo a distancia, la flexibilidad laboral  y el auge del trabajo colaborativo”

Directivos y compañías creativas están comprobando que se puede ser más competitivo utilizando los puestos de trabajo flexibles, tendencia que comenzó a imponerse – aunque paulatinamente – a fines de los años 90. Mesas de trabajo fijas para los empleados van desapareciendo y algunos trabajos de administración medios ya son innecesarios. Se van imponiendo los puestos de trabajo flexibles, sin escritorios fijos. Resultado, se requiere menos espacio.

Martín López, Director Comercial de Ofita
Martín López, Director Comercial de Ofita

Por lo tanto, las empresas están malgastando un 40% de costes inmobiliarios que no necesitamos, mientras que los espacios de reunión/colaboración están saturados. Las nuevas dinámicas de trabajo están revolucionando el diseño de oficinas hasta el punto de que el modelo tradicional (1 trabajador = 1 puesto de trabajo asignado, despachos cerrados y jerarquizados… ) ha quedado obsoleto”, recuerda Martín López.

Si por un lado disminuye el número de espacios, aumenta la demanda de zonas de interacción son los espacios que más se están demandando en los diseños de las oficinas actuales, y su protagonismo va en aumento. En la Oficina 3.0, el espacio reservado a las áreas colaborativas asciende hasta el 65%. No sólo incrementa el número de metros cuadrados compartidos en la oficina sino que además su diseño también se está transformando con la irrupción de nuevas tipologías de entornos y elementos hasta hace poco inusuales en la oficina: espacios informales, zonas de relax…

“Gran parte de nuestra jornada trabajamos colaborando con pocas personas en reuniones de corta duración”, señala.  “Los tiempos en los que el tamaño de los despachos era directamente proporcional al grado de jerarquía en las compañías ha terminado. Hoy, en el diseño de una oficina priman más cuestiones como: ¿cuánto tiempo estás en la oficina, cómo colaboras con tu equipo, qué tipo de espacio necesitas? Ahora lo realmente importante en una oficina es su capital humano, y en base a ello se diseña la oficina”. 

Pero los cambios laborales no son fáciles. Además de un uso del espacio diferente, los nuevos entornos de trabajo adelantan un cambio de diseño llamativo. Serán más humanas, y estarán adecuadas a la manera de entender del mundo laboral y personal de los millennials, quiénes en el año 2020 supondrán el 50% de la población de nuestras oficinas. Estos últimos son aquellos jóvenes dinámicos, impacientes y que buscan  soluciones rápidas. La tecnología es su modo de vida. La innovación es un objetivo en su día a día. Y trasladan todas estas cualidades a su trabajo, de modo que los espacios de oficina deben estar preparados para integrar a sus nuevos protagonistas. ¿Cuáles son las claves?

La oficina debe ofrecer esa flexibilidad espacial y temporal: con zonas informales, espacios abiertos, rincones conectados y mesas multitarea, permitiendo también la posibilidad de trabajo adaptado a la vida personal, a un horario no muy estricto en el que se cumplen tareas y objetivos, y no horas. Esto exige entonces que todos los instrumentos de trabajo estén conectados. El millennial busca que la tecnología le facilite la vida, guarda sus archivos en la nube y accede a sus plataformas a través de distintos dispositivos. Los tiempos en la oficina han cambiado.

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