Pocos conocen el coste interno que implica facturar en papel

La factura electrónica aporta beneficios

Desde que los primeros PC y procesadores de texto comenzaron a aparecer sobre las mesas de las oficinas, hace ya casi cuatro décadas, la perspectiva de una oficina del futuro superproductiva, automatizada y sin papeles sigue pendiente. Mientras el ordenador personal y otras tecnologías puede que hayan mejorado la productividad de la oficina, la verdad es que aún no vemos imponerse la tan pronosticada oficina sin papeles.

Con el auge de Internet a principios de la década del 90, la oficina sin papeles parecía que ¡por fin!, emergía en el sector terciario. Pero sorprendentemente y contra de todos los pronósticos, pese a que la utilización del correo electrónico y los documentos digitales se intensifica a diario, se calcula que al día de hoy sobre un 80% de la información de buena parte de las oficinas se encuentra aún en soporte de papel, estimándose que su consumo crece en un 20 % año tras año. ¿Qué se puede hacer?

Las empresas pueden poner en práctica una serie de pautas y estrategias tendentes a disminuir el uso del papel, lo cual no solo traerá aparejada una reducción del impacto ambiental, sino también importantes beneficios económicos. Por otra parte, el desarrollo de un entorno sin papel facilita el acceso a la información a los trabajadores móviles y remotos, contribuyendo al trabajo en equipo.

A diario se plantean preguntas sobre la gestión de una empresa para ahorrar en costes o mejorar la productividad de algunos procesos. Una de estas cuestiones puede ser la de utilizar facturas electrónicas o facturas en papel. ¿Qué opción es mejor?

Utilizar la factura electrónica aporta beneficios, porque ¿quién no ha perdido en alguna ocasión una factura en papel y ha tenido que volver a imprimirla? Además, tras una pequeña comparativa se comprueba que, el ahorro de costes en la emisión y recepción de facturas entre un formato y otro puede aportar un beneficio en lo referente al gasto en papel. Otros beneficios son la mejora de la eficiencia de la gestión o disponibilidad de la información en tiempo real y en cualquier lugar.

Además, la ley General Tributaria obliga a las empresas a conservar las facturas durante 4 años. Esto quiere decir, dependiendo del tamaño de la empresa, carpetas, archivadores, estanterías, espacio en una palabra. ¿No sería más realista que estas facturas estuvieran alojadas en un espacio seguro en la red?  El ahorro de espacio y material estaría asegurado.

Con facturas electrónicas el ahorro de espacio y material estaría asegurado.

Las cosas en su lugar

Según un reciente estudio, de SERES,  empresa pionera y especialista en servicios de intercambio electrónico seguro de documentos desde hace más de 30 años, existen 4 razones para mantener dentro de la empresa la impresión en papel de las facturas. El primero y más importante es la sobrecarga del departamento de facturación por otros proyectos, lo que provoca el aplazamiento de cualquier decisión sobre la impresión de las facturas. Una sobrecarga que en 2017 representa el 59% de las respuestas frente al 50% obtenido por la misma pregunta en un estudio similar realizado en 2014. La segunda razón es la costumbre o nostalgia por el papel, que representa en 2017 el 35% de las respuestas frente al 26% registrado en 2014. La tercera en importancia es aprovechar otros  envíos, con un 5%, muy por debajo del 13% registrado en 2014. Finalmente, la desconfianza es la otra gran razón que tiene el 1% de empresas encuestadas para imprimir en interno sus facturas en papel, un porcentaje que se reduce drásticamente sobre el 11% registrado en 2014.

Resulta paradójico –comenta Alberto Redondo director de Marketing de SERES para Iberia y Latam- que muchas empresas que han externalizado la emisión de sus facturas electrónicas para reducir costes y mejorar su gestión no hagan los mismo con las de papel, especialmente cuando en este caso los ahorros son aún mayores”.

En este sentido, Redondo señala las tres fases ideales de la transformación digital de la facturación “donde la primera suele comenzar con la externalización de la impresión, manipulado y envío postal, reduciendo costes de la gestión manual. La siguiente fase suele aprovechar la sinergia de otros proyectos para adoptar la factura electrónica en diferentes escenarios y la tercera optimizar los procesos de cobro con una adopción total del sistema”.

Según el estudio, en un 94% de los casos, la sobrecarga de otros proyectos y la costumbre son las dos razones principales para seguir procesando internamente las facturas en papel emitidas. En ambos, la externalización de esta tarea se considera algo secundario porque hay otras tareas prioritarias como tener plazos estrictos (principalmente generación de reportes), obligaciones fiscales (impuestos), tareas internas del departamento que no afectan a la relación con el cliente y mejoras en el sistema de gestión. Los encuestados son conscientes de que la externalización podría generar importantes ahorros, pero pocos conocen en detalle los costes internos que implican la facturación en papel. Además, los porcentajes de ahorro que ofrecen los estudios se perciben como ‘demasiado’ elevados. Además, en algunos casos de “desconfianza”, consideran que el ahorro viene relacionado con la posibilidad de reducir personal o asumir otras tareas, lo que genera una mala imagen interna.

Según el estudio, en 2017 el 3% de los encuestados han externalizado la gestión de las facturas en papel, el 6% lo han externalizado pero con un proveedor que además ofrece servicios factura electrónica. Un 5% continúa gestionando internamente el papel, pero han incorporado la factura electrónica reduciendo las de papel más del 50%. El porcentaje más elevado, el 46% continúa gestionando el papel, pero ha incorporado la factura electrónica en más del 10% de  los casos. Finalmente, el 40% de los encuestados siguen gestionando el papel en interno y facturan electrónicamente en un bajo porcentaje, menos del 10% de los casos.

Según un estudio de SERES el 46% de los encuestados continua gestionando las facturas en papel.

 

Peso a todo, el tema continúa

Vemos –señala Alberto Redondo- cómo el 97% de los encuestados ha incorporado la factura electrónica en alguna proporción, si bien es cierto que continúan con la gestión interna de las tareas en papel. Está claro que la factura electrónica es un driver del cambio que se contempla bien como un objetivo pleno o como un proyecto puntual. Sólo un 9% de las empresas ha decidido eliminar la gestión interna de las facturas en papel, lo que puede implicar para ellas un ahorro acumulado de cerca de 3,8 millones de euros al año”.

Algunos analistas calculan que un trabajador tarda un promedio de cuatro horas semanales buscando información perdida y quince minutos diarios en acomodar su área. Por lo tanto, una las ventajas de trabajar sin papeles es el mejor aprovechamiento de la jornada laboral, ya que la localización y búsqueda de documentos digitalizados se vuelve más eficiente. Al trabajar directamente con el documento en pantalla se reducen los tiempos que demanda su localización, recuperación, archivo y costos asociados.

También disminuyen las posibilidades de pérdida de documentos y permite que el acceso a los archivos se pueda controlar por niveles de seguridad preestablecidos. Además, se registra una reducción de los gastos que la empresa dedica a los costos de impresión, papel y archivo. Pero por sobre todo, incorporar ésta y otras prácticas sustentables dentro de una organización, es fundamental para reducir la huella ecológica y ser parte activa en el cuidado del medio ambiente.

 

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