Xerox apuesta por la oficina híbrida, trabajo en remoto y presencial, el modelo dominante para las organizaciones.

Oficina híbrida, trabajo en remoto y presencial

La transformación del espacio de trabajo en empresas básicamente del sector terciario, no es un planteamiento reciente, ya que viene siendo contemplado hace bastante tiempo en muchísimos planes de gestión. Una transformación largamente esperada y potenciada sobre todo desde que la aparición de Internet comenzó a impulsar las tecnologías emergentes, transformando empresas tradicionales, cambiando modelos productivos y generando nuevos empleos. Pero el ansiado despegue global, transformador e intensivo, no terminaba de llegar.

Ha tenido que ser la situación generada por la COVID-19 y sus consecuencias sobre el mundo laboral, las que dieron el gran impulso que marca un antes y un después en el trabajo del sector terciario, desplazando desde las oficinas a los domicilios la fuerza laboral y empujando a buena parte del mundo empresarial a decantarse por el trabajo a distancia, tendencia que – una vez que se solventen diversas formas de procedimiento y rodaje – se impondrá con fuerza y se mantendrá en el tiempo.

Aunque el trabajar en casa genera evidentes beneficios, es preciso evaluar diversos temas antes de convertir parte del hogar en una oficina. Más aún si se tiene en cuenta que la mayoría de las personas consultadas en diversos estudios nacionales e internacionales, afirman no haber recibido ninguna preparación sobre cómo realizar la transición entre oficina y hogar. Por lo tanto aún hay camino que recorrer, por lo que hasta que se incrementen los conocimientos y la preparación, además de la adecuación de los sitios donde trabajar, no cabe duda que el trabajo a distancia en sus diversas modalidades será la nueva forma de trabajo empresarial.

Todo ello en medio de un entorno tecnológico de vital importancia para los trabajadores que cada vez demandan una mayor flexibilidad y las últimas innovaciones que les permitan realizar su trabajo desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.  Este es el ámbito en el que se abre paso Xerox con una interesante solución: la oficina híbrida.

Encuesta de Xerox sobre el Futuro del Trabajo
Fuente: Encuesta de Xerox sobre el Futuro del Trabajo

En efecto, según resultados basados en una encuesta  de Xerox sobre el Futuro del Trabajo (Vanson Vourne, junio 2020), efectuada recientemente entre empresas de 500 o más empleados, de los sectores privado y público en USA, Canadá y Europa, surgen interesantes conclusiones sobre tres áreas específicas: a) vuelta al trabajo; b) transición rápida al trabajo en remoto; y c)  cambio de hábitos tecnológicos, con sorprendentes resultados que permiten a Xerox proyectar con seguridad su oferta.

Entre las conclusiones a destacar, por ejemplo, se establece que el 82% de la fuerza laboral de las organizaciones espera regresar a su oficina en un lapso de 12 a 18 meses de media. De cara al regreso, que en algunas ciudades ya ha comenzado en septiembre, las empresas están invirtiendo en nuevos recursos para ser compatibles con una fuerza de trabajo híbrida. El 56% busca aumentar sus presupuestos de tecnología, según este estudio, ya que es el único medio que facilita el acceso a los sistemas desde la oficina y en remoto. Conviene también subrayar que un 34% está acelerando los planes de transformación digital como resultado del Covid-19 y la necesidad de apoyar el trabajo en remoto. Un 82% afirma además, que su presupuesto anual para el 2020/2021 destinado a recursos tecnológicos o bien se mantiene o crece como resultado de la pandemia.

Cabe destacar también que esta encuesta abarca más de una docena de sectores intensivos en el manejo de información digital, como servicios profesionales y de gestión, servicios financieros, servicios sanitarios, TI (tecnología y comunicaciones), sector público, venta al por menor, medios de comunicación y publicaciones, etc. En todos ellos Xerox ofrece máxima seguridad para compartir información, conectividad con aplicaciones y sistemas corporativos, además de una gestión documental sencilla, son las principales características de su oferta para pymes y trabajadores en casa.

Luis Heras, director de Marketing de la Entidad Sur de Xerox
Luis Heras, director de Marketing de la Entidad Sur de Xerox

“Como estamos viendo desde hace meses, los empleados no están regresando a la oficina todos a la vez, o incluso en las condiciones que tenían antes, pero la necesidad de que las empresas puedan trabajar con una fuerza de trabajo híbrida permanecerá por tiempo indefinido”, asegura Luis Heras, director de Marketing de la Entidad Sur de Xerox. “Sin embargo, que el hogar haya pasado a ser para muchos el nuevo entorno de trabajo puede derivar en brechas de seguridad si no se contemplan medidas. Una de las conclusiones del estudio es que las empresas procurarán invertir en nuevas tecnologías y buscarán aumentar sus capacidades con herramientas que aceleren sus procesos de transformación digital”.

Por este motivo, los responsables de negocio han posicionado como una prioridad en su agenda la inversión en tecnologías colaborativas, el que permitan compartir información de manera segura. El trabajador en remoto debe tener acceso a todas la aplicaciones y recursos para mantener su nivel de productividad independientemente del lugar desde donde trabaje.

Así entonces, la estrategia de Xerox para habilitar un entorno laboral efectivo contempla:

    1. La instalación sencilla de redes y controladores para conectar equipos multifunción como Xerox B215 y WorkCentre 6515, que facilitan a los empleados remotos la impresión, copiado y escaneo directamente al correo electrónico.
    2. Los usuarios más avanzados pueden contar con Xerox App Gallery, que hace posible la conexión segura de equipos como VersaLink B405 con todas las aplicaciones corporativas, entre las que se incluyen herramientas de productividad en la nube de fabricantes líderes, como Microsoft o Salesforce.
Macarena Perlado, Workplace Solutions Expert de Xerox España
Macarena Perlado, Workplace Solutions Expert de Xerox España

Macarena Perlado, Workplace Solutions Expert de Xerox España, subraya “Xerox trabaja constantemente para ser relevante en el mundo actual, investigando en profundidad cuáles son las necesidades reales de las empresas. La oficina híbrida, con trabajo en remoto y presencial, va a permanecer como modelo dominante para las organizaciones. Nuestra misión, como demuestran nuestras nuevas soluciones de hardware y software, es convertir estos entornos en los más efectivos y productivos y garantizar así un retorno de la inversión”.

Dado que cualquiera de estos equipos incorpora opciones de asistencia remota para mantenimiento y solicitud de consumibles, la propuesta de Xerox garantiza un entorno protegido, donde la colaboración eficiente, el almacenamiento y uso compartido de información de manera segura y el cumplimiento normativo en gestión documental están garantizados.

A tener en cuenta

La productividad en la oficina híbrida.  Los empleados pasan de media un tercio de su jornada buscando información, situación que puede ser solventada con Xerox DocuShare, una de las soluciones más innovadoras para la oficina híbrida. Se trata de una plataforma de gestión de contenidos que captura y digitaliza documentos, ayuda a encontrar y compartir archivos de forma sencilla y los conserva y enruta con flujos de trabajo automatizados en un solo paso.

Asimismo, DocuShare se integra con un equipo multifunción y con otros sistemas clave para facilitar la subida y transferencia de archivos. Las conexiones cifradas entre el equipo y la solución alojada en la nube garantiza una seguridad completa durante todo el ciclo de vida de los documentos.

AltaLink 8100, un aliado para transformar la oficina. Los nuevos multifuncionales (MFP) Xerox AltaLink® C8100 y Xerox AltaLink B8100 ayudan a mantener mejor el entorno de trabajo flexible de hoy en día, colaborando con las empresas a la hora de acelerar su transformación digital con el acceso al ecosistema de aplicaciones ConnectKey®.

Además de sus funcionalidades de impresión, la serie 8100 de AltaLink ayuda a acelerar la digitalización en el lugar de trabajo con un escaneado ultrarrápido de hasta 270 imágenes por minuto. Combinadas con las aplicaciones ConnectKey, estos multifuncionales ofrecen a las organizaciones el mejor asistente para el lugar de trabajo y el mejor aliado en el camino hacia la transformación digital.

Estos equipos tienden un puente entre el mundo físico y el digital con aplicaciones innovadoras como Xerox Note Converter, que convierte la escritura a mano en documentos de texto editables, y Xerox Audio Documents, que crea archivos de audio a partir de texto. Asimismo, en el apartado de seguridad, la serie AltaLink 8100 está dotada de la máxima de seguridad gracias a la integración con las herramientas de McAfee, LogRhythm y Splunk Security Information and Event Management (SIEM).

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